1on1のアジェンダをAIで作るとは、目標・進捗・前回決めたことをAIに渡し、30分の面談の質問案を事前に作らせることです。1on1が雑談で終わる最大の原因は事前準備がないことで、AIはその準備工程を肩代わりできます。

月末に部下との1on1が並ぶ週、管理職は前日の夜に「何を聞こうか」と考え込みがちです。「最近どう？」から始まる30分は、話しやすい相手とは盛り上がり、話しづらい相手とは沈黙します。アジェンダがあれば、この差はかなり埋まります。とはいえ、部下10名分のアジェンダを毎月作るのは負担です。1on1そのものの基本は1on1とはで扱っているので、本記事では準備の部分に絞ります。

AIに渡す材料

AIに渡す材料が具体的であるほど、アジェンダは「その人向け」になります。

渡すもの 例
今期の目標 新規受注6件（月1件）
直近の進捗 2か月で1件。商談化は8件
前回の1on1で決めたこと 訪問前に提案骨子を作る
本人の等級・経験 3等級／入社4年目
今回話したいこと 提案の質を上げる方法

前回決めたことを渡すと、1on1が単発の面談ではなく継続した対話になります。ここが抜けると毎回ゼロから始まります。

材料をそろえる手間を惜しむと、AIの出力は誰にでも当てはまる一般的な質問になりがちです。「目標」「進捗」「前回の約束」の3つだけでも渡せば、その人の状況に沿った質問が出てきます。逆に、個人的な事情や評価に直結する機微な情報は、社内で許可された環境の範囲で扱い、必要以上に渡さないことが大切です。

アジェンダの型

アジェンダは、時間配分を決めた型で指示すると安定します。次の型は、30分の1on1を想定した配分です。

時間 内容 目的
5分 前回決めたことの確認 やったか・やれなかったかを確認する
10分 目標の進捗と障害 数字ではなく「何が詰まっているか」を聞く
10分 本人が話したいこと 議題を本人に持たせる
5分 次回までに決めること 具体的な行動を1つ決める

「上司が聞きたいこと」だけで埋めないのがコツです。本人の議題枠を必ず残してください。

この型の特徴は、30分のうち上司が話題を決める時間を半分以下に抑えている点です。管理職は、つい確認したいことを詰め込みたくなります。しかし、部下が自分で選んだ議題を話せる時間があると、普段は表に出にくい困りごとが出てきやすくなります。AIに指示するときも、「本人の議題枠は空けておく」と明記しておくと、型が崩れません。前日までに部下へ共有し、議題を追記してもらう運用が機能します。

出力例

AIが出力するアジェンダは、次のような形になります。

前回の確認（5分） ・訪問前に提案骨子を作る運用、実施できた商談はいくつありましたか ・作ってみて、やりづらかった点はありましたか

進捗と障害（10分） ・商談化8件に対して受注1件です。受注に至らなかった案件で、共通していた理由はありますか ・提案の場で、答えに詰まった質問はありましたか

本人の議題（10分） ・提案の質を上げたいとのことですが、具体的にどの場面で手応えが足りないと感じますか

次回までに決めること（5分） ・次回までに取り組むことを1つ決めましょう

AIの出力は下書きです。そのまま読み上げるのではなく、普段の自分の言葉に直し、本人の様子に合わせて順番や質問を入れ替えてください。たとえば、前回の約束が実行できていなかった部下には、責めるように聞こえない言い回しへ変えるといった調整は、人にしかできない部分です。

質問が「はい／いいえ」で終わらない形になっているか確認してください。閉じた質問が並ぶと、面談が確認作業になります。質問の設計は評価面談の質問力でも扱っています。

話してはいけないことを決めておく

1on1は評価面談ではありません。次の3つは1on1では扱わないと決めておくと、本人が話しやすくなります。

  • 評価点の通知（フィードバック面談で行う）
  • 処遇の交渉（別の場を設ける）
  • 他の社員の評価に関する話

この線引きを最初に本人へ伝えておくと、1on1が「査定の場」と誤解されずに済みます。

評価のことが頭にあると、部下は失敗や迷いを隠したくなります。1on1で聞いた内容が、そのまま評価点に結びつくと受け取られてしまうと、本音は出てきません。一方で、記録した事実は期末の評価の材料になります。「評価点には触れないが、事実の記録は残す」と最初に説明しておくと、両立しやすくなります。

よくある質問（FAQ）

Q. 1on1の頻度はどれくらいが適切ですか？
A. 月1回30分が基本です。週1回15分にする会社もありますが、続かないと意味がないため、まず月1回を確実に回すことをおすすめします。30分は、前回確認5分、進捗と障害10分、本人の議題10分、次回の決定5分で配分できます。AIには今期の目標、直近の進捗、前回決めたことなどを渡すと、事前準備の負担を減らせます。

Q. 1on1のアジェンダは事前に部下へ共有すべきですか？
A. 共有してください。当日その場で考えさせると話が表面的になります。前日までに渡し、本人の議題を追記してもらう運用が機能します。上司が聞きたいことだけで埋めず、本人の議題枠を必ず残してください。AIには前回の1on1で決めたことや直近の進捗も渡すと、毎回ゼロからではなく継続した対話の質問案を作ってもらえます。

Q. 1on1で部下に話すことが無いと言われたらどうすればよいですか？
A. 「困っていること」ではなく「最近時間を取られた作業」を聞いてください。抽象的な問いより、具体的な事実から入るほうが話が出ます。「はい／いいえ」で終わる閉じた質問ばかりにならないよう、質問の形にも注意しましょう。評価点の通知や処遇の交渉は1on1では扱わないと決め、本人に先に伝えておくと話しやすくなります。

Q. AIに1on1の記録を要約させてもよいですか？
A. 要約は有効です。ただし個人の評価に関わる記録なので、社内で許可された環境で扱ってください。記録は話した事実、決めたこと、気づいたことの3つを残すと、期末の評価コメントを書く際の材料として使えます。要約を使う場合も、記録に残した事実を人が確認したうえで、評価コメントの材料にしてください。

記録の残し方

1on1の価値は、記録に残って初めて評価と接続します。最低限、次の3つを残してください。

  1. 話した事実（進捗・起きた出来事）
  2. 決めたこと（次回までの行動）
  3. 気づいたこと（評価に使える具体）

この記録が溜まると、期末の評価コメントを書くときの材料になります。期中に記録が無い状態で評価コメントを書くと、印象評価になってしまいます。記録から評価コメントを作る手順は人事評価コメントをAIで書く手順にまとめました。

記録は、長く丁寧に書く必要はありません。1on1の直後に、3つの項目を箇条書きで数行ずつ残すだけで十分です。AIに要約させる場合も、個人の評価に関わる記録ですので、社内で許可された環境で扱ってください。続けやすい形にすることが、半年後の評価コメントの質につながります。

明日からの一歩としては、次回の1on1相手1人分だけ、上の表の材料をAIに渡してアジェンダを作ってみてください。出てきた質問を自分の言葉に直し、前日までに本人へ送って議題を追記してもらえば、運用の最初の形になります。

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